CRM e PR: come semplificare l’organizzazione eventi con strumenti digitali

Organizzare eventi è un mestiere complesso che richiede doti di relazione, coordinamento, attenzione al dettaglio e capacità di gestire più task contemporaneamente. Le figure coinvolte, come PR e organizzatori di eventi, lavorano spesso su più fronti: inviti, logistica, gestione fornitori, contatto con i media e molto altro. In uno scenario così dinamico, un CRM può diventare uno strumento indispensabile per aumentare l’efficienza, centralizzare le informazioni e offrire un’esperienza impeccabile a tutti i partecipanti.

Uno degli aspetti più delicati per chi organizza eventi è la gestione degli inviti. Questo processo comprende la raccolta dei contatti, la loro classificazione per tipologia di pubblico, la creazione degli elenchi ufficiali e la pianificazione degli invii, con attenzione a non escludere nessuno e ad assicurarsi che le comunicazioni siano puntuali e personalizzate. Inoltre, può essere necessario prevedere RSVP, reminder via email o SMS, aggiornamenti dell’ultimo minuto e stampe badge o accrediti.

I PR devono spesso lavorare con file Excel separati, messaggi su WhatsApp e mail personalizzate inviate manualmente, strumenti che non comunicano tra loro e che rendono difficile mantenere una visione d’insieme aggiornata. Il rischio è quello di perdere dati, contattare più volte la stessa persona o dimenticare qualcuno di rilevante.



Un CRM permette di digitalizzare e centralizzare l’intero processo. Le anagrafiche vengono raccolte in un database condiviso e strutturato, con la possibilità di creare tag per gruppi specifici (giornalisti, influencer, sponsor, clienti VIP, ecc.). Gli inviti possono essere inviati in blocco ma con personalizzazione automatica, e ogni invio può essere monitorato per apertura e risposta. Inoltre, è possibile impostare flussi automatizzati che gestiscono reminder prima dell’evento, follow-up per chi non ha confermato, email post-evento e sondaggi di gradimento. In questo modo, si migliora la precisione, si riduce lo stress organizzativo e si offre un’esperienza impeccabile agli ospiti.

La buona riuscita di un evento dipende spesso dalla collaborazione fluida tra molte figure: service audio e luci, catering, hostess, fotografi, allestitori, tecnici di palco, responsabili sicurezza, trasporti e logistica. Ogni fornitore ha proprie scadenze, richieste e responsabilità operative. I PR e gli event manager devono verificare che ogni soggetto coinvolto abbia ricevuto tutte le informazioni necessarie, abbia rispettato le tempistiche e possa coordinarsi con le altre figure, evitando sovrapposizioni o disservizi.

In assenza di strumenti digitali, questa gestione avviene con telefonate, email sparse, fogli di calcolo condivisi e appunti non strutturati, generando confusione e aumentando il rischio di errori. Spesso si arriva al giorno dell’evento senza avere una visione chiara dello stato di avanzamento dei singoli compiti.



Un CRM può diventare il punto unico dove organizzare tutte le attività in maniera ordinata e trasparente. Attraverso funzionalità di project management integrate, è possibile creare task assegnati a specifici fornitori o membri del team, definire priorità, scadenze e checklist operative, allegare documenti tecnici o preventivi, monitorare lo stato di avanzamento con aggiornamenti in tempo reale. I responsabili possono visualizzare tutto in una dashboard condivisa e sapere sempre a che punto sono i lavori. Inoltre, il sistema può inviare notifiche automatiche per ricordare scadenze, riunioni o consegne. Questo approccio riduce drasticamente i rischi di incomprensioni, ritardi o errori organizzativi, migliorando la qualità del lavoro e il clima di collaborazione tra le parti.

Una parte importante del lavoro dei PR consiste nel mantenere vive le relazioni con i media: redazioni, giornalisti, blogger, influencer. Il rapporto è spesso personale, costruito nel tempo, basato su fiducia, coerenza e valore informativo offerto. Tuttavia, quando si gestiscono più eventi contemporaneamente o più clienti, ricordare chi ha ricevuto cosa, quando è stato contattato l’ultima volta e quali contenuti ha già pubblicato diventa una sfida complessa.



Un CRM consente di gestire in modo professionale e centralizzato tutte le relazioni media. Ogni contatto può avere una scheda dettagliata con dati aggiornati, preferenze (es. preferisce ricevere comunicati solo al mattino, o predilige interviste rispetto a comunicati stampa), storico delle conversazioni e dei materiali inviati. È possibile allegare articoli pubblicati, inserire note su feedback ricevuti, o indicare l’interesse per futuri eventi.

Oltre alla gestione delle anagrafiche, un CRM permette di schedulare attività automatiche come invii di comunicati mirati, follow-up intelligenti a distanza di giorni prestabiliti, reminder per telefonate, inviti a conferenze stampa. Ogni interazione viene registrata e può essere monitorata in dashboard intuitive, che offrono ai team una visione condivisa su chi sta gestendo cosa. Questo aiuta a costruire una comunicazione più efficace e rispettosa, prevenire errori come invii doppi o contatti dimenticati, e ottenere una copertura mediatica più ampia e qualificata.

Ogni evento ha i suoi stakeholder chiave: sponsor, enti pubblici, partner commerciali. Ciascuno di questi attori ha interessi specifici e aspettative da monitorare attentamente. Gli sponsor vogliono visibilità e ritorni concreti, gli enti pubblici devono assicurarsi che l’evento sia conforme a regolamenti e obiettivi istituzionali, mentre i partner commerciali cercano sinergie e opportunità. Gestire queste relazioni richiede una comunicazione costante, l’invio puntuale di materiali, la condivisione di report e risultati, e l’organizzazione di incontri di aggiornamento.

In assenza di un sistema strutturato, molte informazioni si perdono tra email non tracciate, allegati dimenticati e note sparse. Il rischio è quello di generare malintesi, trascurare promesse fatte, dimenticare scadenze concordate o non essere allineati sugli obiettivi.



Grazie a un CRM, è possibile creare uno spazio dedicato a ogni stakeholder dove archiviare materiali condivisi (come loghi, slide, liberatorie, documenti legali), impostare attività collaborative con scadenze, scrivere note riassuntive degli incontri e mantenere una timeline dettagliata di ogni interazione. Le riunioni possono essere pianificate con inviti automatici e promemoria, e ogni aggiornamento è visibile al team in tempo reale. Inoltre, è possibile generare report specifici per ogni stakeholder con l’andamento delle attività, risultati parziali o finali, dati di impatto dell’evento, rendiconti e proposte di rinnovo. Tutto questo migliora la trasparenza, rafforza la fiducia e consente di rispettare le scadenze e gli impegni assunti con precisione e professionalità.

Terminato un evento, il lavoro non è finito: inizia una fase altrettanto strategica dedicata all’analisi dei risultati e alla valorizzazione delle relazioni costruite. I PR devono raccogliere i feedback dai partecipanti, dai partner e dagli stakeholder, inviare materiali post-evento (come foto, slide, articoli rassegna stampa), ringraziare chi ha preso parte all'iniziativa e pianificare eventuali azioni successive. Tutti questi elementi costituiscono il cuore della fase di follow-up, essenziale per consolidare il valore generato dall’evento.

Tuttavia, in mancanza di strumenti strutturati, queste attività vengono spesso trascurate o gestite in modo approssimativo, compromettendo la qualità della relazione con il pubblico e l’apprendimento organizzativo.

Un CRM può rivoluzionare questa fase. È possibile inviare sondaggi di gradimento personalizzati con domande specifiche per target diversi (es. stampa, ospiti VIP, pubblico generalista), monitorare in tempo reale le risposte e ottenere una panoramica quantitativa e qualitativa dell’esperienza vissuta.

In parallelo, si possono generare report automatici che analizzano dati come presenze effettive rispetto agli iscritti, livello di engagement, interazioni social, ritorno di visibilità, impatto sulle vendite o lead raccolti. Tutti questi indicatori vengono tracciati nel CRM e possono essere condivisi in formato personalizzato con sponsor o clienti. Infine, è possibile attivare campagne di nurturing (email, inviti a eventi futuri, invio di contenuti premium) per trasformare i partecipanti in contatti fidelizzati. In questo modo, ogni evento diventa un’occasione per migliorare, crescere e costruire relazioni di valore a lungo termine.

Per chi lavora nel mondo della comunicazione e degli eventi, avere uno strumento che centralizza contatti, task e comunicazioni è ormai una necessità più che una comodità. Utilizzare un CRM come Mokapen permette a PR e organizzatori di eventi di risparmiare tempo, ridurre gli errori e offrire esperienze impeccabili. Una soluzione agile, collaborativa e pensata per le reali esigenze del settore.